board-report-keep-simple

Keep it simple!

 

En enkel og overskuelig rapportering giver overblik for både ledelse, bestyrelse og eksterne interessenter, f.eks. banken. En god rapportering behøver ikke at fylde mere end 6-8 sider. Det vigtige er, at den indeholder de relevante informationer, og er opbygget på en enkel og struktureret måde. Nedenfor har jeg beskrevet hvilke elementer, som jeg mener, er vigtige at medtage i en bestyrelsesrapportering.

 

HUSK AT KOMMENTERE

Ledelsens kommentarer til rapporteringen er vigtige for bestyrelsens forståelse af virksomheden. Derfor bør bestyrelsesrapporten altid starte med en beretning (Executive Summary), som fortæller om den seneste udvikling inden for f.eks. kunde- og markedsforhold, produktudvikling og interne forhold.

Under den økonomiske rapportering er det vigtigt også at kommentere på udviklingen i virksomhedens resultater, f.eks. på væsentlige afvigelser i forhold til budget, og hvilke tiltag, der igangsættes i den forbindelse.

 

HISTORIK OG FREMTID

Rapporteringen skal indeholde en overskuelig oversigt over de realiserede resultater sammenholdt med budget. Udover en resultatopgørelse og balance bør der være en oversigt (Segmentoversigt), som viser hvordan de enkelte forretningsområder i virksomheden har bidraget til det samlede resultat.

De realiserede resultater er naturligvis interessante, men er også historieskrivning. Derfor er det vigtigt, at rapporten også indeholder ledelsens forventninger til den kommende periode udmøntet i et samlet estimat for hele året. Et sådant estimat bør opdateres flere gange i løbet af regnskabsåret, f.eks. efter afslutningen af hvert kvartal.

 

KPI’ER OG GRAFIK

De fleste virksomheder har nogle få nøgletal (KPI’er), som giver en hurtig indikation af, om virksomheden er på rette spor. Det er vigtigt at få identificeret disse KPI’er, at få sat mål op for dem samt at følge op på disse mål. I mange tilfælde vil det være en god ide, at vise udviklingen i KPI’erne i grafiske diagrammer, som giver et godt visuelt overblik.

 

DET SKAL VÆRE NEMT

I mange virksomheder bruger ledelsen ofte lang tid på rapporteringsprocessen. Det skyldes typisk, at indholdet i eksempelvis bestyrelsesrapporten hentes fra forskellige systemer, f.eks. ERP-system, CRM-system og Excel, og derefter samles i én rapport, f.eks. et Word-dokument. Det kan være tidskrævende at få denne rapport til at fremstå struktureret, overskuelig og konsistent fra måned til måned.

Med Board Report www.boardreport.dk kan ledelsen på under 1 time lave en professionel bestyrelsesrapportering ved brug af ét enkelt system. Det betyder, at der kan allokeres mere tid til forretningen, men også at bestyrelsesmøderne bliver mere effektive med fokus på det fremadrettede og værdiskabende arbejde.

Nedenfor er link til en pdf-fil med eksempel på en enkel og overskuelig bestyrelsesrapport på 7 sider.

 

Board Report example

logotilblog

shutterstock_90612628

5 råd om bestyrelsesrapportering

 

Board Report har i samarbejde med Teddy Wivel, en af landets førende eksperter i god selskabsledelse og bestyrelsesarbejde, formuleret 5 råd om bestyrelsesrapportering.

 

HVAD ER FORMÅLET

Ifølge Teddy Wivel har bestyrelsesrapporteringen to overordnede formål. Den er direktionens skriftlige kommunikation med bestyrelsen og den er hjørnestenen i bestyrelsens skriftlige beslutningsgrundlag. Det er derfor vigtigt, at informationen til bestyrelsen aldrig bliver rutine. Du kan i øvrigt læse meget mere om god selskabsledelse og bestyrelsesarbejde på www.teddywivel.dk.

 

DE 5 RÅD

Hvad er så en god bestyrelsesrapportering? Det er der reelt ikke ét svar på, da det bl.a. afhænger af virksomhedens type, kompleksitet og aktuelle situation. Helt overordnet så skal rapporteringen dog give bestyrelsen et godt overblik over virksomhedens udvikling, og dermed give bestyrelsen et klart og korrekt beslutningsgrundlag. De 5 generelle råd er:

  • Medtag den information, som er RELEVANT for netop din virksomhed
  • Præsenter informationen på en ENKEL og overskuelig måde
  • Sørg for at KOMMENTERE på de rapporterede data
  • Levér informationen RETTIDIGT med en fast struktur og kontinuitet
  • Vær omhyggelig med KVALITETEN af data

En uddybning af de 5 råd kan ses på www.boardreport.dk/bestyrelsesrapportering/

 

GOD RAPPORTERING SKABER VÆRDI

En struktureret og overskuelig rapportering til bestyrelsen medvirker til, at bestyrelsesmøderne bliver mere effektive. Der kan bruges mindre tid på kontrol og opfølgning og mere tid på strategi og det fremadrettede og værdiskabende arbejde.

Et af de mest rutinerede bestyrelsesmedlemmer, og tidligere topchef for B&O, Torben Ballegaard skriver i sin bog ”Når bestyrelsen skaber værdi” bl.a. følgende omkring rapporteringen: ”Jo større rapporteringsklarhed, desto mindre spildtid går der med at fortolke tallene og ”forhandle” om, hvad det rigtige billede er. Bestyrelsen skal umiddelbart kunne fange de vigtigste fakta, kunne stole på dem og fokusere sin diskussion på, hvordan der skal ageres”. Læs mere om bogen på www.gyldendalbusiness.dk/products/9788702157420.aspx

Jeg vil i et kommende blogindlæg komme nærmere ind på, hvilke konkrete elementer jeg mener, der skal indgå i en god bestyrelsesrapportering.

ipad

Den digitale bestyrelse

 

Den øgede digitalisering af information og arbejdsgange er nu for alvor på vej ind i bestyrelseslokalerne. Denne udvikling kommer i forlængelse af den professionalisering af bestyrelsesarbejdet, der er sket de seneste år. Og digitaliseringen giver bestyrelsen en række nye muligheder.

 

BESTYRELSESPORTALEN SÆTTER RAMMEN
Flere bestyrelser vælger at bruge en bestyrelsesportal til at strukturere bestyrelsesarbejdet. Portalen giver bestyrelsen et hurtigt overblik over alle virksomhedens dokumenter, processer og beslutninger, og som bestyrelsesmedlem kan man hurtigt få adgang til alt bestyrelsesmaterialet fra sin PC, tablet eller smartphone.

En af udbyderne af bestyrelsesportaler er Chairman’s (www.chairmans.com), som leverer en løsning, der understøtter bestyrelsens arbejdsprocesser, og med en færdig mappestruktur, så man hurtigt kan komme i gang med at bruge systemet.

 

BESTYRELSESRAPPORTERING I “SKYEN”
Et af de vigtigste bestyrelsesdokumenter er den løbende rapportering fra direktionen. Denne kan nu også udarbejdes og tilgås online med Board Reports nye cloud-baserede værktøj til bestyrelsesrapportering.

Med værktøjet kan direktionen hurtigt og nemt lave en professionel og overskuelig rapportering til bestyrelsen, som kan tilgå denne online. Sidder du i flere bestyrelser, som anvender Board Report, kan du se alle virksomhedernes rapportering via dit login, og dermed få fordel af en ensartet grundstruktur i rapporteringen. Du kan læse mere om løsningen på www.boardreport.dk

 

ØGET DIGITALISERING
Vi forventer, at digitaliseringen vil øges de kommende år. Regeringen påpeger i deres seneste redegørelse om Danmarks digitale vækst, at anvendelsen af de digitale muligheder bidrager til at øge produktiviteten og forbedre konkurrenceevnen. Virksomhederne har kun i varierende grad taget digitaliseringen til sig, og tallene i rapporten viser, at der fortsat er et stort uudnyttet potentiale for øget digitalisering.